บทที่3

บทที่ 3 การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ 

1.การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

ปัจจุบันสังคมเป็นสังคมสารสนเทศ ข้อมูลถือเป็นทรัพยากรที่มีค่าของทุกๆหน่วยงาน
ไม่ว่าขนาดใหญ่

หรือเล็ก หน่วยงานที่สามารถจัดการข้อมูลได้ดีกว่าย่อมได้เปรียบกว่าในทุกๆด้าน 
ดังนั้นจึงได้มีความ

พยายามทำเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการข้อมูลโดยมี
จุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูล

ของหน่วยงานมีความถูกต้อง แม่นยำ ทันสมัยและสะดวกต่อการใช้งานมากที่สุด
 หากจะพิจารณาถึง

การจัดการข้อมูลย่อมจะหมายถึง การจัดเก็บข้อมูลการเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการ
วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อนำ

มาใช้งาน ลองพิจารณาถึงคลินิกแห่งหนึ่งซึ่งเป็นหน่วยงานเล็กๆ ก็ยังต้องมีการ
เก็บรวมข้อมูลคนไข้

ที่มารับการรักษา ข้อมูลที่ต้องการเก็บ ได้แก่ ประวัติส่วนตัวของคนไข้ 
อาการที่มารับการรักษา วิธีการ

รักษา และผลการรักษา วิธีหนึ่งที่ทำกันก็คือการจดบันทึกทั้งหมดลงบนกระดาษและ

เก็บกระดาษนั้นไว้

ซึ่งมีหัวข้อที่ซ้ำกัน เช่น ข้อความของหัวข้อ ชื่อคนไข้ และที่อยู่ ฯลฯ 
หากเจ้าหน้าที่ต้องเขียนทุกใบก็

จะเป็นการเสียเวลา ดังนั้นทางคลินิกอาจใช้วิธีจ้างโรงพิมพ์พิมพ์แบบฟอร์มขึ้นมา
เพื่อให้การกรอก

ข้อมูลง่ายขึ้นในการเก็บข้อมูลเหล่านี้ ทางคลินิกใช้ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่สำหรับ
เก็บแบบฟอร์มและเรียงไว้ในลิ้นชัก 

เมื่อมีคนไข้ใหม่เพิ่มมากขึ้นก็เพิ่มแบบฟอร์มแผ่นใหม่เข้าไป และในการใช้
ข้อมูลเมื่อมีคนไข้มาติดต่อ 

เจ้าหน้าที่ต้องค้นหาข้อมูลเดิมของคนไข้ วิธีหนึ่งทำได้คือตรวจข้อมูลบน
บัตรคนไข้ทีละใบตั้งแต่ใบ

แรกจนพบ การค้นหาวิธีนี้อาจเสียเวลามากแต่ถ้าจัดเก็บข้อมูลโดยเรียงชื่อตามอักษรไว้แล้ว
จะทำได้

รวดเร็วขึ้น
การจัดเก็บและดูแลข้อมูลที่ดี จะต้องมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างมีระบบ และเป็นระเบียบ 
เพื่อทำให้สามารถ

เรียกใช้ข้อมูลและดูแลข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังสามารถเรียกใช้ข้อมูลหรือ
ค้นหาข้อมูลได้

ทันท่วงที เพราะฉะนั้นเราจึงต้องศึกษาเกี่ยวกับเรื่องการจัดการฐานข้อมูล 
ซึ่งเครื่องมือที่มีความ

สามารถในการจัดการข้อมูล ก็คือ“ ระบบฐานข้อมูล ”

2. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล

ฐานข้อมูล หมายถึง แหล่งที่ใช้สำหรับการรวบรวมโดยข้อมูลซึ่งอยู่ในรูปแฟ้มข้อมูลมารวม
ไว้ที่เดียวกัน 

รวมทั้งส่วนของพจนานุกรมข้อมูล เก็บคำอธิบายเกี่ยวกับโครงสร ้างฐานข้อมูล
 และข้อมูลที่จัดเก็บนั้นต้อง

มีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันทำให้สามารถสืบค้น แก้ไข ปรับปรุงเปลี่ยนแปลง
 ระบบฐานข้อมูล หมายถึง 

ระบบการรวบรวมแฟ้มข้อมูลหลายๆแฟ้มข้อมูลเข้าด้วยกันโดยขจัดความซ้ำซ้อน
ของข้อมูลออก แล้วเก็บ

ข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อการใช้งานร่วมกันในองค์กร ภายในระบบต้องมีส่วนที่เป็น
ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่

สร้างขึ้นเพื่อเชื่อมโยงและใช้งานข้อมูลในฐานข้อมูลและจะต้องมีการดูแลรักษาความปลอดภัย
ของข้อมูล

เหล่านั้นมีการกำหนดสิทธิข้อมูลของผู้ใช้งานแต่ละคนให้แตกต่างกันตาม
แต่ความต้องการในการใช้งาน

โครงสร้างของข้อมูล

    การเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์นั้น เป็นการเก็บข้อมูลไว้ในสื่อบันทึก เช่น 
เทปแม่เหล็ก แผ่นบันทึก 
หรือจาน

แม่เหล็ก โดยที่ฐานข้อมูลนั้นอยู่ในรูปของเลขฐานสองหลายบิตเรียงกัน ดังนั้นในการ
นำคอมพิวเตอร์มาช่วยใน

การประมวลผล จึงต้องกำหนดรูปแบบหรือโครงสร้างของข้อมูลเพื่อให้ผู้ใช้งานและ
คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจ

ได้ตรงกัน โดยโครงสร้างของข้อมูลจะประกอบด้วย 5 ลำดับ ดังนี้

   (1) บิต ดังที่ได้เคยกล่าวไปแล้วว่าบิตคือตัวเลขโดดในระบบเลขฐานสอง ซึ่งมีค่าได้เพียง 
0 หรือ 1 บิตเป็น

หน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุดในการแทนข้อมูลในคอมพิวเตอร์

   (2) ตัวอักขระ ( character) หมายถึงตัวอักขระแต่ละตัว ซึ่งอาจเป็นตัวเลข 
ตัวอักษรหรือเครื่องหมายใด ๆ 

การแทนตัวอักขระแต่ละตัวในคอมพิวเตอร์ใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต ซึ่งเราเรียกอีกอย่างว่าไบต์

   (3) เขตข้อมูล (field) หมายถึงหน่วยข้อมูลหน่วยหนึ่งที่กำหนดขึ้นมาแทนความหมายใด
ความหมายหนึ่ง 

เขตข้อมูลแต่ละเขตประกอบด้วยตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไป

   (4) ระเบียนข้อมูล ( record) หมายถึงกลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน 
ระเบียนข้อมูลประกอบด้วย

เขตข้อมูลตั้งแต่หนึ่งเขตขึ้นไป

   (5) แฟ้มข้อมูล ( file) หมายถึงกลุ่มของระเบียนข้อมูลแบบเดียวกัน ซึ่งประกอบด้วยระเบียน
ข้อมูลตั้งแต่หนึ่ง

ระเบียนขึ้นไป

พิจารณาการเก็บประวัติของนักเรียนในโรงเรียนแห่งหนึ่ง ประวัติของนักเรียนคนหนึ่ง ๆ
 จะบันทึกลงในระเบียน

ประวัติหนึ่งใบ โดยประกอบด้วยเขตข้อมูลต่าง ๆ เช่น ชื่อ นามสกุล วันเดือน ปีเกิด ฯลฯ 
โดยที่ข้อมูลเหล่านี้อาจ

เป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ และใบระเบียนประวัติของนักเรียนในโรงเรียนจะได้รับการ
จัดเก็บไว้ในแฟ้ม

เดียวกัน

แสดงตัวอย่างการจัดเก็บประวัตินักเรียน

จากรูปจะเห็นว่า นักเรียนแต่ละคนมีประวัติ 1 ใบ หรือ 1 ระเบียน 
เก็บอยู่ในแฟ้มประวัตินักเรียนทั้ง

โรงเรียน เมื่อดึงประวัตินักเรียน 1 คนมา พิจารณา จะประกอบด้วยเขตข้อมูลรายละเอียด
ดังรูปทาง

ขวามือและจากรูปสามารถสรุปได้ว่า

ระเบียนประวัติของนักเรียนทั้งหมดเรียกว่า แฟ้มข้อมูล ประวัตินักเรียนของโรงเรียน

ระเบียนประวัติของนักเรียนแต่ละคนเรียกว่า ระเบียนข้อมูล ประวัตินักเรียน

ข้อมูลแต่ละค่าในระเบียนประวัติ เรียกว่า เขตข้อมูล ประวัตินักเรียนซึ่งอาจ
เป็นตัวเลขหรือตัว

หนังสือ

สำหรับการจัดเก็บข้อมูลเพื่อการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์นั้น 
จะมีการจัดเหมือนกับการจัด

ข้อมูลทั่วไป คือ เป็นแฟ้มข้อมูล ระเบียนข้อมูล และเขตข้อมูล 
จากภาพการจัดการข้อมูลทั่วไปในรูป

แสดงการจัดเก็บประวัตินักเรียนนั้น สามารถจัดเก็บในคอมพิวเตอร์ได้ดังรูป 
โดยจะเห็นว่าแฟ้มข้อมูล

อยู่ในรูปตารางสองมิติ และแต่ละแถวจะแสดงระเบียนแต่ละระเบียน 
และแต่ละสดมภ์จะแสดงเขต

ข้อมูลต่าง ๆ แต่ละเขตข้อมูลที่มีชื่อกำกับบอกไว้ จะสังเกตได้ว่าความสัมพันธ์
ของข้อมูลจะสัมพันธ์กัน

ในแต่ละระเบียน โดยมีความหมายในตัวเองและไม่เกี่ยวข้องกับลำดับระเบียน

 ในการจัดเก็บข้อมูลต้องกำหนดคุณสมบัติของข้อมูลให้ชัดเจนตลอดจนวิธีการเตรียม
 ข้อมูลเพื่อการประมวลผลดังต่อไปนี้

(1) กำหนดชื่อและจำนวนเขตข้อมูลในระเบียนข้อมูล เช่น ในระเบียนข้อมูลนักเรียน
ในรูปแสดงการจัดเก็บ

ประวัตินักเรียนในคอมพิวเตอร์ อาจประกอบด้วยเขตข้อมูลจำนวน 6 เขต คือ

        เขตข้อมูลที่ 1 ชื่อเขตข้อมูล ID หมายถึง เลขประจำตัวนักเรียน

        เขตข้อมูลที่ 2 ชื่อเขตข้อมูล NAME หมายถึง ชื่อสกุลนักเรียน

        เขตข้อมูลที่ 3 ชื่อเขตข้อมูล SEX หมายถึง เพศของนักเรียน

        เขตข้อมูลที่ 4 ชื่อเขตข้อมูล BIRTHDAY หมายถึง วันเดือนปีเกิดของนักเรียน

        เขตข้อมูลที่ 5 ชื่อเขตข้อมูล FA_ NAME หมายถึง ชื่อบิดาของนักเรียน

        เขตข้อมูลที่ 6 ชื่อเขตข้อมูล MO_NAME หมายถึง ชื่อมารดาของนักเรียน

(2) กำหนดชนิดและขนาดของเขตข้อมูลแต่ละเขต เช่น เขตข้อมูล NAME
 เป็นตัวหนังสือมีขนาดที่เก็บ 30 

ตัวอักษร

(3) กำหนดวิธีการและสื่อในการจัดเก็บข้อมูล แฟ้มข้อมูลจะได้รับการนำไปเก็บ
ไว้ในหน่วยความจำ

ของคอมพิวเตอร์ โดยข้อมูลนี้อาจได้รับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมหรือตัดออกได้

3. ระบบฐานข้อมูล

จากความหมายที่กล่าวมาข้างต้น ระบบฐานข้อมูลจะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูล
จำนวนหลายๆ แฟ้มดัง

ตัวอย่างในรูป แฟ้มข้อมูลเหล่านี้ต้องมีการจัดระบบแฟ้มไว้อย่างดี กล่าวคือ 

ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลเดียวกัน

ต้องไม่มีการซ้ำซ้อนกัน แต่ระหว่างแฟ้มข้อมูลอาจมีการซ้ำซ้อนกันได้บ้าง
 และต้องเปิดโอกาสให้ผู้ใช้

สามารถเข้าถึงข้อมูล และค้นหาได้ง่าย นอกจากนี้ยังสามารถ เพิ่มเติม 
หรือลบออกได้โดยไม่ทำให้ข้อมูล

อื่นเสียหาย

แฟ้มแต่ละแฟ้มในฐานข้อมูล แสดงให้เห็นว่า แฟ้มข้อมูลทั้งหมดใน
ฐานข้อมูลอาจมีความสัมพันธ์กัน 

โดยความสัมพันธ์ระหว่างแฟ้มข้อมูลแสดงโดยเส้นตรงเชื่อมโยงระหว่าง 2
 แฟ้มข้อมูลสมมติว่าแฟ้ม

ข้อมูลอาจารย์ประกอบด้วยเขตข้อมูลต่างๆ ได้แก่ ชื่อ ตำแหน่ง เงินเดือน 
ที่อยู่ ฯลฯ ส่วนแฟ้มข้อมูล

นักเรียนนั้นอาจประกอบด้วยเขตข้อมูล เลขประจำตัวนักเรียน ชื่อ ที่อยู่ ฯลฯ
 และต้องมีตัวชี้ว่ามีใครเป็น

อาจารย์ประจำชั้น ในแฟ้มข้อมูลนักเรียนอาจเก็บชื่ออาจารย์ที่ปรึกษาไว้เพื่อ
เป็นตัวชี้ก็ได้ แต่จะทำให้

เสียเนื้อที่การเก็บข้อมูลมากขึ้น ดังนั้นจึงต้องหาทางสร้างตัวชี้ที่เหมาะสม 
ตัวอย่างเช่น สร้างรหัส

อาจารย์ประจำชั้นเพื่อเป็นตัวชี้แทนชื่อของอาจารย์